[Caso de estudio] La implementación del software empresarial SAP

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Border States Industries es una distribuidora mayorista que se ha logrado convertir en un proveedor de soluciones para la cadena de suministro. Asimismo, cuenta con operaciones de servicio extensas como logística, remolques en el sitio de trabajo y la preparación de kits.

Fue fundada en 1952 y a lo largo de su historia ha crecido considerablemente a través de fusiones o adquisiciones de otras empresas.  

Pero al llegar a los años 90s se dieron cuenta que el realizar estas conexiones de alguna manera no era muy beneficioso, ya que el sistema ERP que estaban utilizando sólo era capaz de dar soporte a los procesos de negocios básicos.   Así que al ver que la evolución de su compañía era más grande de lo que podían manejar, trataron de adoptar una herramienta tecnológica que se ajustara a sus necesidades.

BSE tuvo sus problemas al implementar un nuevo software empresarial por problemas de gestión, falta de experiencia y pruebas del sistema, entre otras cosas, por lo que llegaron a perder tiempo y dinero.

Sin embargo, en el 2004 decidieron intentar con SAP, y ahí las cosas mejoraron. Ya que abarcaba más funcionalidades y de esta manera podían ofrecer un mejor soporte.

 

Transformación y éxito

La compañía aprendió de sus errores; mantuvo la personalización del software al mínimo, aprovechó las mejores prácticas para la distribución de mayoreo que este sistema de ERP ofrece, remplazaron el sistema de comunicaciones por otro más eficientes, se ajustaron al presupuesto y hasta lograron ponerlo en funcionamiento en la fecha que se había programado.

A partir de ahí han ido instalando varios módulos del portafolio de soluciones que ofrece SAP, según las necesidades que necesitaban atender. 

Los resultados alcanzados por BSE al implementar esta solución tecnológica, fueron positivos:

  • Las ventas se incrementaron un 300% y las ganancias un 500%
  • 60% de las transacciones de cuentas por pagar se realizan por vía electrónica y el 60% de las facturas de los distribuidores también llegan por internet.
  • Se redujo el tiempo de procesamiento de transacciones en un 63%.
  • El procesamiento de SPA se redujo un 63%.

Además una consultora externa realizó un análisis sobre los resultados de la implementación del SAP en esta compañía, concluyendo que:

  • La inversión se recuperó en menos de 2 años y medio.
  • Se logró $30 millones en ahorros.
  • Los costos de almacenamiento disminuyeron 1%, los costos de entrega 0.5% y los costos totales 1.5%.

 

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Beneficios generales de este ERP

  • Permite lograr una visión global de la operación de la compañía.
  • Cuenta con módulos para ventas y mercadotecnia, producción, planeación manufacturera, finanzas y contabilidad, y recursos humanos.
  • Aumenta la competitividad con procesos de negocios integrados, rápidos y flexibles.
  • Mejora los recursos corporativos y la utilización de activos para una mayor satisfacción del cliente.
  • Acelera el tiempo de comercialización con servicios y productos innovadores e individualizados.
  • Ayuda a la reducción de costos y el incremento de ventas.
  • Mejoran los procesos de atención a clientes, ya que ayuda a comprender las necesidades de estos y superar sus expectativas.
  • Cuenta con información en tiempo real.
  • Se puede obtener en cualquier momento que se requiera, una imagen sobre el desempeño, los datos de planificación y presupuestos de la compañía.
  • La gerencia puede tomar mejores decisiones en menos tiempo.

 

Espero que este caso te haya mostrado la importancia de disponer de un buen sistema de ERP, así como lo fundamental que es el hacer un análisis donde se tome en cuenta el presupuesto que tienen y las características y/o necesidades que buscan satisfacer.

En este proceso muchas organizaciones se dan cuenta que no les conviene comprar, sino el desarrollar un software a la medida.

 


 

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